Eine intensive Recherche kostet Zeit. Zeit, die leider immer weniger Redaktionen zur Verfügung haben. Damit der Bericht über Ihr Unternehmen, seine Produkte und Dienstleistungen dennoch alle wichtigen Fakten enthält – und diese auch korrekt wiedergibt – sollten Sie den Journalisten eine Pressemappe an die Hand geben. Wie diese aufgebaut ist und welche Informationen hineingehören, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist eine Pressemappe?

In einer Pressemappe bündeln Sie wichtige Informationen zu Ihrem Unternehmen. Journalisten sehen so auf einen Blick alle Zahlen, Daten und Fakten, die für einen Bericht relevant sind. Mit der Pressemappe können Sie zudem einen tieferen Einblick in Ihre Branche, die Kernkompetenzen des Unternehmens oder aktuelle Themen geben, die Ihren Betrieb gerade beschäftigen. Das gleiche gilt für komplexe Produkte oder Dienstleistungen.

Warum braucht mein Unternehmen eine Pressemappe?

Eine Pressemappe hat vor allem zwei Vorteile:

1. Schnellere Veröffentlichung: Da die Journalisten wichtige Infos zur Hand haben, entfällt eine aufwendige Recherche. Der Bericht kann so wesentlich schneller erstellt und veröffentlicht werden. Das ist besonders dann wichtig, wenn der Beitrag ein aktuelles Thema behandelt.

2. Weniger Fehler: Selbst nach längeren Pressegesprächen, bleiben häufig Fragen offen. Vor allem dann, wenn zwischen dem Gespräch und dem Schreiben oder Bearbeiten des Berichts mehrere Tage vergehen. Mit der Pressemappe stellen Sie sicher, dass die Redakteure wichtige Zahlen und Fakten nachschlagen und korrekt wiedergeben können.

Natürlich sollte die Pressemappe nur aktuelle Informationen enthalten. Überprüfen Sie daher regelmäßig, ob die Fakten stimmen oder ob die in der Mappe genannten Ansprechpartner noch im Unternehmen tätig sind.

Welchen Inhalt hat eine Pressemappe?

Hier gibt es keine Ideallösung. Meine Empfehlung: Machen Sie es kurz. Kein Journalist hat Lust oder Zeit, dutzende Seiten durchzuackern. Beschränken Sie sich daher auf die folgenden Inhalte:

1. Deckblatt mit dem Firmenlogo oder einem aussagekräftigen Foto.

2. Inhaltsverzeichnis für einen besseren Überblick

3. Zahlen, Daten und Fakten wie Kennzahlen, Anzahl der Mitarbeiter und Standorte oder das Datum der Firmengründung. Hier können auch die Namen der Inhaber oder Geschäftsführer genannt werden.

4. Unternehmensbeschreibung, die auf den Punkt bringt, was der Betrieb eigentlich anbietet oder herstellt, welche Kernkompetenzen vorhanden sind und was das Unternehmen sonst so von den Wettbewerbern abhebt.

5. Pressemitteilungen – falls vorhanden. Fügen Sie zwei bis drei aktuelle Pressemeldungen bei, die weitere wertvolle Informationen enthalten.

6. Bildmaterial, dass die Journalisten verwenden dürfen. Investieren Sie in professionelle Fotos und verzichten Sie auf gekaufte Stockbilder.

7. Kontaktdaten der wichtigsten Ansprechpartner im Betrieb. Bei mittelständischen Unternehmen kann hier die Geschäftsführung genannt werden. In größeren Betrieben wird eher der Pressesprecher aufgeführt.

Wie Sie die Kennzahlen darstellen, ist Geschmackssache. Eine Tabelle ist genauso geeignet, wie eine kurze Unternehmensbeschreibung als Fließtext. Formulieren Sie diese neutral und objektiv. Verzichten Sie auf Eigenlob, blumige Ausschmückungen und Marketingphrasen.

Wie sollte eine Pressemappe gestaltet werden?

Die Pressemappe ist eine erweiterte Visitenkarte Ihres Unternehmens. Wie bei allen Unterlagen, die für die Veröffentlichung bestimmt sind, muss auch hier das Corporate Design eingehalten werden. Ein ansprechend gestaltetes Deckblatt mit Logo, vollständigem Firmennamen und Seitenzahlen, sorgt für die nötige Übersicht. Achten Sie auf eine einheitliche Schriftart und gehen Sie sparsam mit verschiedenen Schriftgrößen um.

Pressemappe: Gedruckt oder digital?

Sie können die Pressemappe als PDF-Dokument per E-Mail versenden, auf USB-Sticks laden oder in gedruckter Form verteilen. Ich empfehle Ihnen die digitale Version. Sie ist günstiger und die Inhalte lassen sich problemlos aktualisieren. Außerdem verhindern Sie so Papierchaos auf dem Schreibtisch des Redakteurs. Mitgeschickte Texte und Bilder können gleich weiterverwendet werden. Sollten Sie dennoch die gedruckte Version bevorzugen, verwenden Sie einen festen Umschlag mit Einstecklasche, in der Visitenkarten oder Flyer Platz finden. Schnellhefter und Klarsichthüllen wirken unprofessionell und sind für eine hochwertige Pressemappe ungeeignet.

Egal, ob Sie gerade erst mit aktiver PR begonnen haben oder schon längst aktiv Pressearbeit betreiben: Eine Pressemappe lohnt sich immer. Investieren Sie daher ruhig etwas Zeit und Mühe in den Inhalt und die Gestaltung der Pressemappe. Die Redaktionen werden es Ihnen danken.